Riproduzione con mezzi propri
Ai sensi dell’art. 108 del Codice dei Beni Culturali (D. Lgs. 42/2004), disciplinato con le circolari n. 33/2017 e 39/2017 della Direzione Generale Archivi e richiamato dal DM 11 aprile 2023 e relative linee guida, è libera la riproduzione di beni archivistici svolta senza scopo di lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale – fanno eccezione i documenti sottoposti a restrizioni di consultabilità.
È pertanto consentita la riproduzione di documenti con mezzi propri a titolo gratuito, previa compilazione dell’apposita dichiarazione, su cui devono essere indicati con precisione i documenti riprodotti.
La riproduzione deve essere effettuata con modalità che non comportino alcun contatto fisico con i materiali (es. scanner portatili), senza l’uso di sorgenti luminose (es. flash o altre fonti luminose portatili) o l’utilizzo di stativi o treppiedi.
La riproduzione di parti sostanziali di serie o fondi archivistici rimane comunque soggetta ad autorizzazione della Direzione Generale Archivi.
Riproduzioni libere con rimbroso
E' possibile ottenere riproduzioni effettuate con mezzi dell'Istituto senza il pagamento di canone quando siano:
- senza scopo di lucro
- richieste da:
- privati per uso personale o per motivi di studio
- soggetti pubblici o privati per finalità di valorizzazione.
I richiedenti saranno comunque tenuti al rimborso delle spese sostenute dall'Archivio, calcolato in base al vigente tariffario. Per quanto non espressamente previsto verranno applicate le tariffe previste dal DM 11 aprile 2023 e relativo allegato (Linee guida per la determinzione degli importi minimi dei canoni e dei corrispettivi per la concessione d'uso dei beni in consegna agli istituti e luoghi della cultura statale).
Le richieste possono essere presentate in sede, compilando l'apposito modulo, o per corrispondenza. I richiedenti dovranno specificare:
- con quale mezzo desiderano siano effettuate le riproduzioni (possono essere richieste fotocopie, scansioni, o fotografie digitali).
- eventualmente, in quale formato desiderano le immagini digitali (pdf, jpg o tiff)
- eventualmente, in quale risoluzione desiderano le immagini digitali (alta, bassa)
Le richieste per corrispondenza sono accettate nei soli casi in cui sia possibile individuare con assoluta certezza il documento da riprodurre.
È facoltà dell'Archivio rifiutare le richieste di riproduzione quando da ciò derivino rischi per lo stato di conservazione dei documenti. È inoltre possibile che, a causa delle loro dimensioni e del loro stato di conservazione, alcuni documentri possano essere riprodotti unicamente mediante fotografia digitale.
Il rilascio delle riproduzioni avverrà solo che il richiedente avrà presentato l'attestazione di avvenuto pagamento. Le riproduzioni in fotocopia possono essere ritirate di persona, o a mezzo corriere, o facendo arrivare all'Archivio una busta preaffrancata.
Riproduzioni a scopo di lucro
Per le riproduzioni a scopo di lucro i richiedenti sono tenuti al pagamento di un corrispettivo calcolato in base alle linee guida allegate al DM 11 aprile 2023. Per maggiori informazioni si veda la pagina Pubblicazione di documenti.
Copie conformi all'originale
È possibile richiedere copia conforme all'originale per esigenze di carattere amministrativo o legale.
Le copie conformi sono eseguite solo con i mezzi dell'Istituto.
La richiesta deve essere effettuata con l'apposito modulo e deve essere presentata munita di marca da bollo da 16,00 euro; anche le relative copie o certificazioni saranno rilasciate in bollo: in particolare, è necessaria una marca da bollo ogni 4 fogli consecutivi da riprodurre, comprese le carte bianche.
Nel caso il richiedente goda di esenzione dal pagamento dell’imposta di bollo, è tenuto a specificare sul modulo di richiesta gli estremi di legge di esenzione.
Per gli atti notarili risalenti all’ultimo centennio (dalla data di morte o della cessazione dell’attività del notaio) le copie vanno richieste all’Archivio Distrettuale Notarile.
Le copie conformi possono essere ritirate di persona, o a mezzo corriere, o facendo arrivare all'Archivio una busta preaffrancata.
Fotoriproduzioni eseguite da fotografi privati
E’ data la possibilità di fare eseguire fotoriproduzioni a fotografi professionisti, previa autorizzazione dell’Archivio.
Gli appuntamenti si concordano con il funzionario di sala sulla base della disponibilità degli ambienti idonei.
Sarà cura dello studioso contattare personalmente il fotografo prescelto, a cui comunicherà il giorno e l’orario dell’appuntamento, e ordinare tempestivamente i documenti, controllando che siano effettivamente disponibili.
Modalità di pagamento
Il pagamento delle riproduzioni può essere effettuato:
- attraverso il sistema PagoPA, selezionando "Archivio di Stato di Rovigo" dal menù a tendina all'indirizzo: https://pagonline.cultura.gov.it/ ed inserendo la causale e l'importo corretti. Copia dell’attestazione di pagamento generata dal sistema PagoPA dovrà essere inviata all’indirizzo di posta elettronica as-ro[at]cultura.gov.it per l’erogazione dei servizi richiesti.
- con bonifico bancario / postale utilizzando l' IBAN: IT11M0100003245222029258403 e indicando la causale: "Nome e Cognome, corrispettivo rilascio copie da Archivio di Stato di Rovigo"
Si ricorda che che a partire dal 1° aprile 2021 non è più possibile accettare pagamenti in contanti per i servizi erogati al pubblico.
