La pubblicazione di trascrizioni, traduzioni, citazioni di documenti conservati presso l’Archivio di Stato di Rovigo non richiede altra formalità se non quella di citare correttamente la fonte, indicando la segnatura archivistica completa. Qualora sorgessero dubbi sulla segnatura corretta, si invita a contattare il personale dell’Istituto.
Nel caso in cui si voglia invece pubblicare la riproduzione di un documento o di parte di esso, è necessario seguire due diverse procedure, a seconda che la pubblicazione sia o meno a scopo di lucro, secondo quanto disposto dall’art. 108 del D. Lgs. 42/2004 e dalle circolari 33/2017 e 39/2017 della Direzione Generale Archivi.
Pubblicazioni non a scopo di lucro
È possibile adottare una procedura semplificata per le pubblicazioni senza scopo di lucro, o che comunque rispettino le seguenti caratteristiche:
- Cartacee
- Tiratura inferiore alle 2000 copie e prezzo di copertina inferiore a 70,00 (settanta,00) euro;
- Periodici di natura scientifica.
- Online
- Finalità scientifiche o pedagogiche;
- Assenza di inserzioni pubblicitarie o commerciali;
- Assenza di accesso a pagamento.
Per tali tipi di pubblicazioni, è sufficiente comunicare alla Direzione dell'Archivio il proposito di pubblicare, utilizzando l'apposito modulo (pubblicazione cartacea o pubblicazion online).
La pubblicazione avverrà in esenzione del pagamento dei diritti, ma sarà comunque soggetta agli obblighi previsti dall’art. 4 del D. M. 8 aprile 1994, vale a dire l'obbligo di riportare, oltre alla segnatura esatta dei documenti, la menzione “Su concessione del Ministero della Cultura” e l’espresso divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione; nel caso di pubblicazioni online, dovrà esser cura di chi pubblica i documenti di inibire le funzioni di stampa o download delle immagini in concessione. La pubblicazione deve inoltre avvenire nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali.
L'Amministrazione richiede la consegna di una bozza della pubblicazione per cui è stata chiesta l’autorizzazione al fine di esprimere il nullaosta; richiede inoltre la consegna di una copia, analogica o digitale, della pubblicazione delle riproduzioni utilizzate.
La comunicazione è valida per una pubblicazione in una lingua o comunque per un utilizzo.
Pubblicazioni a scopo di lucro
Per le pubblicazioni non rientranti nelle tipologie su descritte, si applica il procedimento autorizzativo.
È necessario presentare formale richiesta di autorizzazione alla pubblicazione, redatta sull’apposito modulo e corredata da marca da bollo da 16,00 euro; per ciascun documento da pubblicare, si richiede inoltre il pagamento di diritti di pubblicazione, calcolati secondo i vigenti tariffari, a meno che non siano applicabili esenzioni di legge.
Nella richiesta di autorizzazione dovranno essere indicati:
- Le eventuali esenzioni di legge;
- La segnatura esatta dei documenti che si intendono riprodurre;
- Finalità e destinazione delle riproduzioni, quantità che si intendono ottenere e immettere sul mercato e forme di distribuzione;
- Mezzi, modalità e luogo di esecuzione delle riproduzioni.
La pubblicazione è soggetta agli obblighi previsti dall’art. 4 del D. M. 8 aprile 1994, vale a dire l'obbligo di riportare, oltre alla segnatura esatta dei documenti, la menzione “Su concessione del Ministero della Cultura” e l’espresso divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione; nel caso di pubblicazioni online, dovrà esser cura di chi pubblica i documenti di inibire le funzioni di stampa o download delle immagini in concessione. La pubblicazione deve inoltre avvenire nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali.
L'Amministrazione richiede la consegna di una bozza della pubblicazione per cui è stata chiesta l’autorizzazione al fine di esprimere il nullaosta; richiede inoltre la consegna di una copia, analogica o digitale, della pubblicazione delle riproduzioni utilizzate.
L’autorizzazione è valida per una pubblicazione in una lingua o comunque per un utilizzo.
