Commissioni di sorveglianza su uffici statali
L’Archivio di Stato di Rovigo esercita la vigilanza sugli archivi degli uffici statali periferici della provincia di Rovigo attraverso le Commissioni di sorveglianza e scarto, così come previsto dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (D. Lgs. 42/2004, art. 41) e dal regolamento approvato con D.P.R. 37/2001.
Le Commissioni durano in carica tre anni e sono costituite da due o più rappresentanti dell’ufficio, un rappresentante dell’Archivio di Stato e un rappresentante della Prefettura.
Le Commissioni non sono solo un obbligo di legge, ma un’opportunità a vantaggio degli uffici per instaurare efficienti e corrette politiche di organizzazione, gestione e conservazione degli archivi correnti e di deposito, mettendo a disposizione le specifiche competenze dei funzionari dell’Archivio.
Secondo quanto previsto dal Codice dei beni culturali, le commissioni si occupano di:
- vigilare sulla corretta gestione, anche conservativa, degli archivi correnti e di deposito;
- curare i versamenti all’Archivio di Stato dei documenti relativi agli affari esauriti da oltre trent’anni destinati alla conservazione permanente;
- individuare gli atti di natura riservata;
- curare le proposte di scarto della documentazione non più utile ai fini amministrativi o per scopi di ricerca storica, individuata anche sulla base di piani di conservazione e massimari di scarto.
Commissioni di sorveglianza attive
L'Archivio di Stato di Rovigo ha attualmente (agosto 2022) attivato le seguenti Commissioni:
| Ministero o ente | Commissione | |
| Automobile Club d'Italia | Automobile Club d'Italia di Rovigo | |
| Ministero della cultura | Archivio di Stato di Rovigo | |
| Ministero della giustizia | Archivio notarile distrettuale di Rovigo | |
| Ministero della giustizia | Procura della Repubblica c/o il Tribunale di Rovigo | |
| Ministero della giustizia | Tribunale di Rovigo | |
| Ministero delle infrastrutture e dei trasporti | Motorizzazione civile di Rovigo | |
| Ministero dell'economia e delle finanze | Commissione tributaria provinciale di Rovigo | |
| Ministero dell'economia e delle finanze | Comando provinciale della Guardia di Finanza di Rovigo | |
| Ministero dell'economia e delle finanze | Ragioneria Territoriale dello Stato di Padova e Rovigo - Sede di Rovigo | |
| Ministero dell'interno | Polizia postale di Rovigo | |
| Ministero dell'interno | Polizia stradale di Rovigo | |
| Ministero dell'interno | Prefettura-Ufficio Territoriale del Governo di Rovigo | |
| Ministero dell'interno | Questura di Rovigo | |
| Ministero dell'interno | Comando provinciale dei Vigili del fuoco di Rovigo | |
| Ministero dell'istruzione | Ufficio scolastico di Rovigo |
Vigilanza su altri archivi
La vigilanza e la tutela sugli archivi delle istituzioni non statali ricadenti nel territorio della provincia di Rovigo (es. enti pubblici, archivi di privati dichiarati di interesse storico particolarmente importanti) compete alla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica del Veneto e del Trentino-Alto Adige.
L’Archivio di Stato volentieri offre servizi di consulenza e, su incarico della Soprintendenza, svolge ispezioni presso uffici pubblici non statali e archivi privati.
