È possibile ottenere in prestito per mostre ed esposizioni documenti conservati presso l'Archivio di Stato, come previsto dagli artt. 48, 66, 71 e 74 del D. Lgs. 42/2004.
La richiesta va presentata all'Archivio e deve comprendere:
- scheda conservativa debitamente compilata e sottoscritta dal legale rappresentante dell’ente ovvero dal dirigente del settore responsabile della gestione dell’archivio, o dal privato;
- facility report, dove deve essere indicato il responsabile della custodia dei documenti in prestito;
- progetto scientifico della mostra o esposizione;
- copia della polizza assicurativa stipulata. L’assicurazione dei documenti deve intendersi nella formula da “chiodo a chiodo”. L’assicurazione può essere sostituita dall’assunzione del rischio da parte dello Stato, per le manifestazioni promosse all’estero dal Ministero o, con la partecipazione statale, da enti pubblici.
L'Archivio di Stato provvederà quindi ad inoltrare la richiesta all'autorità competente - l'autorizzazione viene rilasciata dalla Direzione Generale Archivi o, nel caso di documenti facenti parte di archivi in regime di comodato o deposito richiesti per mostre su territorio nazionale, dalla Soprintendenza archivistica e bibliografica del Veneto e del Trentino-Alto Adige. La richiesta deve essere presentata dall'Archivio all'autorità competente almeno quattro mesi prima dell'inizio della manifestazione, pertanto si invita a formulare le richieste di prestito con congruo anticipo.
