Acquisizioni
Ai sensi della normativa vigente (art. 41 D.Lgs. 42/2004), l'Archivio di Stato di Rovigo, compatibilmente con gli spazi disponibili, acquisisce:
- i documenti relativi agli affari esauriti da oltre trent'anni degli organi giudiziari e amministrativi dello Stato;
- le liste di leva e di estrazione settant'anni dopo l'anno di nascita della classe cui si riferiscono;
- gli atti notarili dei notai che hanno cessato l'esercizio professionale anteriormente agli ultimi cento anni;
- gli archivi degli uffici statali e degli enti pubblici soppressi, a meno che non se ne renda necessario il trasferimento, in tutto o in parte, ad altri enti.
L'Archivio di Stato può comunque accettare versamenti di documenti più recenti.
Oltre a quanto sopra descritto, l'Archivio di Stato può accogliere donazioni, comodati e depositi di archivi da parte di istituti ed enti pubblici e di privati.
Donazioni
L'Archivio di Stato di Rovigo può ricevere donazioni di archivi o singoli documenti.
Il procedimento di donazione, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, e particolarmente dalla circolare 16/2017 della Direzione Generale Archivi, con le successive modifiche e integrazioni, coinvolge l'Archivio di Stato, la Soprintendenza Archivistica del Veneto e del Trentino-Alto Adige e la Direzione Generale Archivi.
In particolare, il direttore dell'Archivio di Stato riceve la proposta di donazione, redatta secondo le formalità previste. Nella proposta devono risultare:
- generalità del donante, con allegata copia fotostatica del documento d'identità;
- codice fiscale;
- dichiarazione di piena proprietà e libera disponibilità del bene;
- valore economico (non simbolico) del bene, specificando se tale valore sia o meno ritenuto "modico" secondo l'accezione contenuta nell'art. 783 del Codice civile;
- elenco di consistenza dei documenti che si intendono donare;
- dichiarazione di conoscenza delle conseguenze che possono derivare dall'eventuale riscontro di dichiarazioni non veritiere, secondo quanto previsto dagli artt. 71, 75 e 76 del D.P.R. 445/2000;
Ai sensi dell'art. 122 c. 3 del D. Lgs. 42/2004, il donante può inoltre stabilire condizioni sulla consultabilità di tutti o parte dei documenti relativi all'ultimo settantennio.
Ricevuta la proposta di donazione, il direttore dell'Archivio di Stato provvede ad effettuare le verifiche di procedibilità e a trasmettere alla Soprintendenza archivistica per il seguito dell'istruttoria, secondo l'iter descritto nel sito.
Con nota indirizzata alla Soprintendenza, alla Direzione Generale Archivi e al donante il Direttore esprime inoltre la disponibilità ad accettare la donazione, anche in relazione agli spazi disponibili.
Ottenuta l'autorizzazione della Direzione Generale Archivi, il direttore dell'Archivio di Stato e il donante stipulano un contratto di donazione con la forma dell'atto pubblico alla presenza di due testimoni o, in caso di modico valore del bene archivistico offerto, il direttore esprime con atto formale una accettazione della proposta di donazione; si procede infine alla consegna della documentazione archivistica donata, con redazione del relativo verbale di consegna.
Ad ogni modo, prima di avviare il procedimento con la proposta di donazione, si invita a prendere contatto con la direzione dell'Archivio, che provvederà ad effettuare informalmente le prime valutazioni.
La direzione dell'Archivio sarà a disposizione e collaborerà attivamente con il donante nello svolgimento della procedura, supportandolo nella preparazione dei documenti secondo le formalità necessarie, eventualmente collaborando alla redazione di elenchi di consistenza dei beni.
Depositi e comodati
L'Archivio di Stato può ricevere archivi in comodato da privati o in deposito da enti pubblici, secondo quanto previsto dall'art. 44 del D. Lgs. 42/2004.
Il comodato non può avere durata inferiore a 5 anni e le spese di conservazione e custodia sono a carico del Ministero, che provvede a proteggere i beni con idonea copertura assicurativa o con l'assunzione dei rischi da parte dello Stato; il proprietario può inoltre, ai sensi dell'art. 122 c. 3 del D. Lgs. 42/2004, disporre condizioni sulla consultabilità di tutti o parte dei documenti relativi all'ultimo settantennio.
Per il deposito di archivi di enti pubblici, le spese di conservazione e custodia sono a carico degli enti depositanti, salvo che le parti abbiano convenuto che le esse siano, in tutto o in parte, a carico del Ministero, anche in ragione del particolare pregio dei beni e del rispetto degli obblighi di conservazione da parte dell'ente depositante
Entrambe le procedure sono gestite dalla Soprintendenza Archivistica del Veneto e del Trentino Alto-Adige, secondo l'iter descritto nel sito, che riceve la proposta di comodato o deposito direttamente dal privato o dall'ente e cura lo svolgimento della procedura. Ottenuta l'autorizzazione della Direzione Generale Archivi, viene stipulata una convenzione con l'Archivio di Stato.
Nel corso del procedimento, la direzione dell'Archivio è chiamata a dare un parere in merito al comodato o deposito: pertanto, prima di procedere alla proposta di comodato o deposito, si invita a prendere contatto con la direzione, che provvederà ad effettuare informalmente le prime valutazioni.
Custodia coattiva
Per disposizione ministeriale, su impulso della Soprintendenza archivistica, l'Archivio di Stato può ricevere in custodia coattiva gli archivi storici (ovvero i documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant'anni) degli enti pubblici; con le stesse modalità, può inoltre ricevere in custodia temporanea archivi pubblici o privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante, al fine di garantirne la sicurezza o assicurarne la conservazione. secondo quanto previsto dall'art. 43 del D.Lgs. 42/2004.
