Dal 2022 il personale dell'Archivio di Stato, nell'ambito dei "Progetti locali", è impegnato nelle operazioni di riordino e ricondizionamento dei fogli matricolari e caratteristici.
Criticità
Il progetto è stato avviato in considerazione dei rischi conservativi cui la serie risultava esposta:
- condizionamento in contenitori non idonei alla conservazione del materiale: circa 210 ml di documentazione erano inseriti in contenitori portariviste, aperti su tre lati, non in grado di assicurare una adeguata protezione dalle condizioni ambientali e dalla polvere, con inoltre il rischio di una scorretta manipolazione durante le fasi di estrazione e ricollocazione dei fascicoli;
- disordine della serie, con particolare riferimento al disordine dei fascicoli all'interno delle delle singole classi, segnalando in particolare il mancato rispetto dell'ordine alfabetico, la presenza di fogli matricolari di classi sbagliate, la presenza di fogli matricolari di altri distretti militari;
- smembramento di fogli matricolari, lacerati nel corso della estrazione e erroneamente ricollocati, con conseguente dispersione dei documenti del medesimo fascicolo.
Scopo e obiettivi
Lo scopo del progetto è quello di assicurare una migliore fruibilità dei fogli matricolari, garantendo una più corretta conservazione dei fascicoli e diminuendo i tempi di risposta all'utenza, in sala studio e per corrispondenza, tramite un ordinamento più affidabile.
Nello specifico gli obiettivi sono stati:
- la messa in sicurezza della serie archivistica dal punto di vista conservativo;
- il ripristino del corretto ordine delle classi a scaffale e dell'ordine alfabetico all'interno di ciascuna classe, per facilitare il reperimento e la fruizione dei fascicoli.
Operazioni
Le operazioni previste nel corso del progetto sono:
1. la predisposizione degli appositi spazi per il collocamento a scaffale delle buste;
2. il riordino e il ricondizionamento della documentazione.
Nello specifico, si mira al ripristino dell'ordine alfabetico e alla eventuale ricollocazione di fogli fuori posto nelle apposite classi; sono inoltre stati estratti i fogli matricolari di formato troppo grande per i contenitori utilizzati, con l'inserimento di un foglio di richiamo - tali fascicoli fuori formato sono inseriti in apposite scatole di formato maggiore. Nel corso di questa operazione, è stata inoltre rilevata la presenza di materiali particolari, facilmente individuabili (es. medagliette e, nelle classi anteriori al 1925, fotografie). Contesutalmente alle operazioni di riordino, sono stati estratti i fogli matricolari appartenenti ad altri Distretti militari ed erroneamente consegnati a questo Archivio.
Quando necessario, i fogli matricolari danneggiati sono stati inseriti all'interno di nuove camicie; i fogli matricolari sono stati quindi inseriti all'interno di appositi contenitori in materiali antiacidi;
3) la preparazione di appositi elenchi e fogli di richiamo.
Sulla base delle operazioni di cui al punto 2., sono stati redatti degli elenchi:
- dei fogli matricolari appartenenti a Distretti Militari diversi da quello di Rovigo, da consegnare ad altri Archivi di Stato;
- delle buste dei fogli matricolari, con indicazione della classe di appartenenza, dei fascicoli iniziale e finale, dei materiali estratti per motivi conservativi, dei fogli di nati in anni diversi dalla classe di appartenenza;
- dei fogli guori formato contenuti in ciascuna scatola di grandi dimensioni.
Sono inoltre stati preparati dei fogli di richiamo, da inserire all'interno dei faldoni:
- per i fogli matricolari estratti per motivi di conservazione;
- per i fogli matricolari di soldati nati in un determinato anno, ma arruolati in una classe differente - tali fogli sono inseriti nella posizione 'logica' del fasicolo, in modo da segnalare la busta in cui si trova fisicamente il documento cercato e permettendo dunque un accesso "per anno di nascita" oltre che per "classe di leva";
4) la predisposizione e apposizione di apposite etichette sulle buste;
5) l'aggiornamento del topografico dell'Archivio;
6) il controllo e la verifica delle operazioni.
